Siirtymä etätöihin ei tule itsestään, vaan uuden työtavan opettelu vie aikansa, sitä tulee testata ja opetella. Kokosimme alla olevalle vinkkilistalle etätyötapoja, joilla voidaan ylläpitää rutiineja ja tehokkaita toimintamalleja poikkeusolojen vallitessa.
1. Ylläpidä rutiineja
Pysyminen normaaleissa arkirutiineissa helpottaa työpäivän aloitusta – mahdollisuuksien mukaan. Työmatkaan menevän ajan voi vaikkapa käyttää kävelyhetkeen ulkona.
2. Älä multitaskaa
Kaikkea ei voi muistaa, mutta muistia voi auttaa suunnittelemalla. Ota aamusta aika, jolloin tarkastelet työtehtäviäsi, priorisoit ne ja valitset niistä ensimmäiset.
Työmäärän kokonaiskuvan hahmottaminen auttaa hallinnan tunnetta ja helpottaa toimeen tarttumista. Kun pidät tehtävät selkeinä, pääset eroon haitallisesta multitaskaamisesta. Halutessasi voit aikatauluttaa työsi varaamalla kullekin työtehtävälle kalenterista ajan.
3. Pidä tauot etäällä työpisteestä
Taukojen pitäminen on ensimmäisiä asioita, joista lipsutaan tai niitä siirretään. Sovi lounastreffit työkavereiden kesken Teamsin välityksellä, jolloin saatte pidettyä kunnon tauon. Muissa tauotuksissa siirry etäämmälle työympäristöstä, jolloin saat liikettä ja vältät jumittumista tiettyyn asentoon. Venyttelyt ja muut liikunnalliset tauot pitävät huolen, ettei niska-hartiaseutu ole pidemmän ajanjakson jälkeen jumissa.
4. Ota käyttöön Pomodoro
Pomodoro-tekniikalla ylläpidetään tasapainoa työnteon sekä taukojen välillä. Lyhykäisyydessään tekniikassa jaetaan työaika 30 minuutin pituisiin pätkiin, joissa aktiiviselle työskentelylle on varattu 25 minuuttia ja loput 5 minuuttia taukoon. Sykliä kierretään 4 kertaa, jonka jälkeen pidetään pidempi 20–30minuutin mittainen tauko.
Pomodoro-tekniikalle löytyy paljon erilaisia sovelluksia, joista osa on maksullisia. Microsoft Storessa oleva Focus To-Do -sovellus on ilmainen ja kaikkien ladattavissa. Sovellus vaatii kirjautumisen, jonka jälkeen voit lisätä sinne työtehtäviä ja modifioida asetuksia. Jos et halua ladata koneelle sovelluksia, kokeile vaikka TomatoTimeria: https://tomato-timer.com/.
5. Kommunikoi emojein
Kommunikointi etätöiden aikana siirtyy suureksi osaksi kirjalliseen muotoon, jolloin sen kanssa tulee olla tarkkana: kirjallisessa viestinnässä jää paljon sanomatta, jolloin viestien sisältö voi saada erilaisia merkityksiä. Jos haluat varmistaa, että tunteesi välittyy linjan toiseen päähän, ota avuksesi emojit ja giffit. Outlook-sähköpostissa emojivalikon saa valittua painamalla Windows-näppäintä yhdessä .-näppäimen kanssa.
6. Videota vain välttämättömään
Etäpalaverien määrä on noussut ihan uuteen luokkaansa, jolloin yhteydet ovat koetuksella. Videopalaveri vie valtavasti kaistaa. Videoyhteyttä ei tarvita aina, monesti riittää, että ääni kuuluu ja esitys näkyy toiseen päähän. Etäpalaverit ovat tuoneet mukanaan tarpeen suunnitelma B:lle, varsinkin jos yhteydet pätkivät.
Satunnaiset kahvitauot tai etäafterit tuttujen naamojen ympäröimänä on mukava pitää liikkuvan kuvan kera, mutta muissa palavereissa usein ääni ja jaettu näyttö riittävät.
7. Tuunaa työpisteesi
Etätyöntekijä voi huomata aloittaneensa samassa työasennossa ja jatkaneensa siinä useita tunteja. Yhteen työasentoon jämähtäminen jumiutuminen tuo mukanaan jumeja, joten asentoa olisi hyvä vaihtaa vähintään tunnin välein. Tiettyä optimiasentoa ei ole: pääasia on tukea käsiä ja kehoa, jotta asento säilyy rentona ja niska-hartiaseutu ei kipeytyisi.
Luovia ja toimivia ratkaisuja kotitoimiston ergonomiaan voi tehdä kirjapinoilla, tyynyillä sekä rakentamalla työpisteen eri tasoille, jolloin vaihtelee istuma- ja seisomatyön välillä. Sohvalla työskentelyä voi tukea sijoittamalla tyynyt selän taakse sekä polvitaipeiden alle. Jos keittiötaso tuntuu hankalalle, kokeile työtasoksi jalkojen liikkuvuuden mahdollistavaa silityslautaa.
8. Huolehdi lounaasta
Lounaspaikkojen ovien sulkeutumisen myötä lounas löytyy kodin jääkaapista tai pakastimesta. Nopeus on valttia lounaan kanssa ja pikakokkaustaidot pääsevät valloilleen. Pikakokkauksella tarkoitetaan aterioiden valmistamista 15 minuutin aikana. Usein ideana on pilkkoa, lämmittää ja sekoittaa ainekset yhteen. Pastat, salaattiainekset, kasvikset ja monipuoliset proteiininlähteet pitävät lounaan ravitsevana.
Koska kaikkea ei voi suunnitella valmiiksi varastoon, puolivalmiit annokset pelastavat kiireen keskellä. Valmisaterioihin saa monipuolisuutta pilkkomalla vaikkapa lisukesalaatin valmiiksi useammaksi päiväksi.
Vaikka ravintolaan ei nyt voi mennä, niistä voi tilata. Tilaamiseen ja kuljetukseen on olemassa erilaisia sovelluksia ja useat ravintolat toimittavat ruokatilaukset kotiovelle myös lounasaikaan.
9. Hengittele
Viestimien käydessä kuumana ja keskeytysten määrän noustessa, hengitysharjoitukset palauttavat keskittymiskykyä ja rentoutta. Yksinkertainen hengitysharjoitus on hengittää nenän kautta sisään ja puhaltaa pitkäkestoisesti ulos suun kautta. Hengityksien välissä pidetään tauko, jonka jälkeen harjoitus toistetaan 5-10 kertaa.
10. Lopeta työpäivä
Jotta työpäivä ei jatkuisi loputtomiin, tee sille selkeä loppu. Laita kannettavan tietokoneen kansi kiinni, hörppää kahvikuppi tyhjäksi ja lähde ulos pienelle kävelylle. Fyysinen siirtymä joko liikkumalla tai vaatteita vaihtamalla voi helpottaa irrottautumista työajan- ja vapaa-ajan välillä.
Lue lisää:
Hyvinvointi ensimmäisenä myös haastavissa olosuhteissa
Granlund varautuu koronaviruksen osalta suosimalla etätyötä
