Integraatiot tuovat tehokkuutta Lappeenrannan Toimitilojen arkeen

Kun Lappeenrannan Toimitilat Oy:n toimitilajohtaja Katri Tolvanen aloitti työt kaupungin palveluksessa, hän huomasi, että Lappeenrannassa oli hyvin kehittynyt rakennusautomaatiojärjestelmä ja talotekniikka-asiat olivat hyvin hallussa, mutta kehitettävääkin oli muun muassa rakennusomaisuuden hallintaan liittyen.

”Käytössä oli tietojärjestelmiä, mutta jonkin verran töitä tehtiin Excelillä ja tietoa oli paljon itse kunkin asiantuntijan sähköposteissa, henkilökohtaisilla työasemilla ja levyillä. Mietin, että rakennusomaisuuden hallintajärjestelmä olisi hyvä uusia kokonaisuudessaan”, Katri Tolvanen kertoo.

Tieto päivitetään aina yhdessä järjestelmässä, ja tieto siirtyy muihin osajärjestelmiin automaattisesti.

Katri Tolvanen, toimitilajohtaja, Lappeenrannan Toimitilat Oy

Manuaalinen ja turha työ minimiin

Muutama vuosi sitten Lappeenrannassa alkoi kunnianhimoinen rakennusomaisuuden hallintajärjestelmän uudistaminen. Kyseessä on perusteellinen prosessi, jossa järjestelmät kilpailutetaan ja varmistetaan, että kiinteistöihin liittyvä tieto on hallinnassa ja kaikkien tietoa tarvitsevien osapuolten saatavilla. Turhan työn sekä manuaalisen raportoinnin määrä halutaan pudottaa minimiin.

”Lähtökohtana ohjelmistokokonaisuuden uudistamisessa ja hankinnassa oli, että yksi tieto päivitetään aina yhdessä järjestelmässä, ja tieto siirtyy muihin osajärjestelmiin automaattisesti, mikä tarkoittaa, että järjestelmien välillä on integraatiot”, Tolvanen sanoo.

Tavoitteena oli, että tehokkuus lisääntyy ja kiinteistöomaisuuden hallinnan laatu paranee.

”Tavoitteena oli myös vähentää manuaalista työtä ja sinänsä toimivaa raportointia Exceleillä. Eli luovutaan tiedon hakemisesta eri ohjelmista ja tiedon kokoamisesta käsin, koska virheen mahdollisuus kasvaa niin toimittaessa.”