Kun kustannusohjaus muuttui reaaliaikaiseksi

Viimeisten kuukausien aikana ajatukseni ovat pyörineet pääasiassa Leanin, Target Value Designin, kustannusohjauksen ja laskentamenetelmien sekä reaaliaikaisen raportoinnin ympärillä, kun olen kirjoittanut näiden teemojen ympärille rakentuvaa diplomityötäni. Seuraavassa siis luvassa aloittelevan konsultin ajatuksia rakennushankkeiden kustannusohjauksen tehostamisesta ja tulevaisuuden näkymistä.

Voiko Leania soveltaa kustannusohjaukseen?

Muuttuva toimintaympäristö ajaa organisaatioita tehostamaan toimintaansa, ja monien muiden teollisuudenalojen tapaan myös rakennusalalla haetaan tuottavuuden parantamista Lean-ajattelun kautta. Mutta voidaanko Lean-ajattelua soveltaa rakennushankkeen suunnitteluvaiheen kustannusohjaukseen, joka kuitenkin pääsääntöisesti on toimistoissa tapahtuvaa asiatuntijatyötä? Vastaus on yksinkertainen, totta kai voidaan. Leanin periaatteena on parantaa asiakasarvoa keskittymällä arvoa tuottaviin toimintoihin ja poistamalla arvoa tuottamatonta toimintaa, eli hukkaa. Tavanomaisessa rakennushankkeen kustannusohjausprosessissa hukkaa syntyy paljon: liian kalliista lopputuloksesta seuraavaa uudelleensuunnittelua ja uusia kustannusarvioita, odottelua näiden välissä sekä laadullisia kompromisseja.

TVD:n mukaisessa kustannusohjauksessa vertaillaan vaihtoehtoja

Lean-ajattelun mukaisen toimintamallin kustannusohjaukseen tarjoaa Target Value Design (TVD), eli tilaajan tavoitteisiin suunnittelu. Target Value Design on yhteistoiminnallinen suunnitteluprosessi, jonka avulla hankkeiden kokonaiskustannuksissa on tutkimusten mukaan voitu saavuttaa kymmenien prosenttien säästöjä. TVD:n mukaisessa kustannusohjauksessa vertaillaan vaihtoehtoja sekä tarkastellaan eri suunnitteluratkaisujen kustannusvaikutuksia kokonaistavoitteisiin nähden. Tarkoituksena on hyödyntää kattavasti eri toimialojen osaamista ja pysyä näin jatkuvasti kartalla siitä, missä kustannuksien suhteen mennään. Pyritään siis välttämään perinteistä toimintamallia, jossa usein päädytään negatiiviseen iteraatioon, kun suunnitellaan ensin ja lasketaan kustannukset sen jälkeen. TVD-mallin mukaisessa kustannusohjauksessa avainasemassa on toimialojen rajat ylittävä yhteistoiminta, jossa ovat osallisena sekä suunnittelijat että kustannusasiantuntijat.

Kustannustiedon sisällyttäminen tietomalliin ratkaisisi monta ongelmaa

Asiaa tarkemmin ajatellessani kohtasin kuitenkin ongelman: nykyiset yleisesti käytössä olevat laskentamenetelmät eivät oikeastaan vastaa TVD:n tarpeisiin, ja erityisesti kuvista manuaalisesti tehtävä laskenta on auttamatta liian jälkijättöistä. Tietomallipohjainen suunnittelu auttaa asiaa, sillä se nopeuttaa määrälaskentaprosessia niin, että tarkastelu voidaan tehdä huomattavasti manuaalista laskentaa useammin. Tämäkään ei kuitenkaan täysin ole TVD:n mukaista toimintaa, jos ensin suunnitellaan ja vasta sen jälkeen suunnitelmista lasketaan määrät, jotka hinnoitellaan. Ratkaisu ongelmaan voisi siis olla hankkeiden vieminen nykyistä enemmän tietomallipohjaisiksi ja kustannustiedon sisällyttäminen suoraan tietomalliin. Tällöin kustannusten kehittymisen seuraaminen ja ratkaisujen vaikutusten arviointi tapahtuisi samanaikaisesti suunnittelun kanssa. Kustannustiedon sisällyttäminen tietomalliin sujuvoittaisi kustannusarvioiden tekoa, mutta ei kuitenkaan poistaisi kustannusasiantuntijan roolia hankkeessa, vaan päinvastoin korostaisi sitä.

Poikkeamat tulisi tunnistaa silloin, kun niihin on vielä mahdollista vaikuttaa

Suunnittelun ja kustannuslaskennan kehitys tietomallipohjaiseen suuntaan on osa rakennusalan digitalisaatiota. Digitalisaatio myös poistaa paljon vuorovaikutukseen liittyviä rajoituksia, ja hankkeiden tilaa on nykyään mahdollista seurata ja ohjata reaaliajassa. Jatkuva tiedontuotto ja tiedon arvioiminen on oleellinen osa TVD-mallia, joten reaaliaikainen raportointi ja ohjaus ovat oivallinen työkalu hankkeen ohjaukseen niin kustannuksien kuin muidenkin tavoitteiden osalta. Kun suunnittelijoiden ja kustannusasiantuntijoiden tiivis yhteistyö yhdistetään reaaliaikaiseen kustannusraportointiin ja -ohjaukseen, on mahdollista ennakoida ratkaisujen vaikutuksia. Näin hankkeen kustannuksia voidaan ohjata kokonaisvaltaisesti kohti tavoitteita ja riskit sekä poikkeamat voidaan tunnistaa silloin, kun niihin on vielä mahdollista vaikuttaa. Reaaliaikainen kustannusohjaus edesauttaa hankkeiden tavoitteiden saavuttamisen lisäksi myös kustannusohjausprosessin ”leanaamista” – hukan syntymistä voidaan välttää suunnittelemalla suoraan tavoitteisiin.

Kirjoittaja Julia Nieminen on tehnyt diplomityönsä Tampereen yliopiston rakennustekniikan koulutusohjelmaan aiheesta Yhteistoiminnallisen rakennushankkeen kustannusohjaus ja reaaliaikainen raportointi.