Excel-johtamisessa hankkeita ja kustannuksia ei hallita
7.1.2025 – Hajallaan olevat järjestelmät, vanhentunut data ja puutteellinen kustannusohjaus ovat varma keino saavuttaa budjetin ylitys hankkeessa. Kuinka kauan näin voi jatkaa, ennen kuin resurssit ja tulos törmäävät Excel-johtamisen aiheuttamaan seinään?
PTS-hankkeen onnistumista mitataan lähes aina rahassa. Jos kustannukset eivät ole hallinnassa, koko PTS-hanke on vaarassa ja lopulta koko organisaatio. Kansainvälisten ja kotimaisten tutkimusten mukaan jopa 70 % kaikista hankkeista ylittää budjettinsa (Flyvbjerg 2014)1.
Olemme nimenneet Excel-johtamiseksi tyylin, jossa hankkeita ja kustannuksia ei hallita proaktiivisesti – niitä seurataan jälkikäteisesti. Emme halua yhtään morkata upeaa Excel-ohjelmistoa, sillä on erittäin ansaittu paikka sydämissämme.
Hajautetulla tiedolla on hankala johtaa ja useat tiedostot ja työkalut tekevät suunnittelusta ja toteutuksesta painajaisen.
Väitämme kuitenkin, että hankkeet ja niiden johtaminen kannattaa tehdä paremmilla työkaluilla. Väitteemme tueksi esimerkiksi IBM (2018)2 tekemässään tutkimuksessaan osoittaa digitaalisten kustannusohjausjärjestelmien käytön voivan lisätä projektien kustannustehokkuutta keskimäärin jopa 23 %. Excel ei edusta mielestämme digitaalista kustannusohjausjärjestelmää nykypäivänä.
PTS (pitkän tähtäimen suunnitelma) on kiinteistöjohtamisen kulmakivi. Se antaa perustan ennakoivalle suunnittelulle ja resurssien optimoinnille. Mutta Excel-maailmassa tämä arvokas työkalu muuttuu helposti kaaoksen keskellä olevan Excel-tiedoston riviksi, josta kukaan ei saa lopulta selvää.
Oletko sinäkin kokeillut Excel-johtamista?
Excel-johtaminen on yhä edelleen monen organisaation valinta PTS-hankkeissa, mutta sillä on hintansa. Hajautetulla tiedolla on hankala johtaa ja useat tiedostot ja työkalut tekevät suunnittelusta ja toteutuksesta painajaisen.
Manuaalinen tietojen ylläpito johtaa budjettiylityksiin tai alimitoitettuihin resursseihin. Tulevat korjaustarpeet ja kustannukset ovat usein piilossa tai epäluotettavia. Useiden henkilöiden ylläpitämät Excel-tiedot ovat harvoin ajan tasalla ja riippuvaisia yksittäisestä excelöijästä.
Yhtenäisyys ja läpinäkyvyys jäävät haaveeksi, kun jokainen hankkeeseen osallistuva henkilö näkee eri version tiedoista.
Excel-johtamisen klassista linjaa edustaa myös reaktiivisuus budjetin seurantaan ja ongelmien havainnointiin liittyen. Budjetteja ei ohjata, vaan niistä raportoidaan jälkijättöisesti usein liian myöhään. Kun hankkeen ongelmat huomataan, ne ovat jo kasvaneet liian suuriksi ja niille ei voi tehdä enää mitään.
Yhtenäisyys ja läpinäkyvyys jäävät haaveeksi, kun jokainen hankkeeseen osallistuva henkilö näkee eri version tiedoista – jos ylipäätään mitään. Excel-johtaminen synnyttää myös paljon yhteensopimattomuuksia: yhdessä hankkeessa voi olla lukuisia budjettiversioita, jotka eivät keskustele keskenään.
Jäähyväiset Excel-johtamiselle
Granlund ja Scudo Solutions ovat tehneet pitkäjänteistä yhteistyötä digitalisaation edistämiseksi kiinteistö- ja rakennusalalla. Granlund Manager PTS:n ja Scudo Pron yhteinen Kustannusohjattu PTS on tiedolla johtamisen ratkaisu, joka vapauttaa organisaatiosi Excel-johtamisesta. Ratkaisumme mahdollistaa paremmat päätökset, tehokkaamman resurssien käytön ja hankkeiden taloudellisen menestyksen.
Pääset kustannusohjattuun PTS-ratkaisuun Granlundin ja Scudon tiukasti integroidulla pilvipalveluratkaisulla, jossa tieto päivittyy reaaliaikaisesti pilvipalvelujen välillä ja valtavaa määrää Exceleitä ei enää tarvita.
Kirjoittajat:
Topi Korpela
Kaupallinen johtaja
Granlund Oy
040 845 1707
etunimi.sukunimi@granlund.fi
Henri Lähdesmäki
CSMO
Scudo Solutions Oy
+358 50 593 4653
etunimi.sukunimi@scudo.fi
Lähteet:
1 Flyvbjerg, B. (2014). What You Should Know About Megaprojects and Why: An Overview. Project Management Journal, 45(2), 6–19.
2 IBM. (2018). Project Performance Research: Digital Tools and Cost Efficiency in Project Management.
Lue muita blogejamme
Excel-johtamisessa hankkeita ja kustannuksia ei hallita
07.01.2025 – Hajallaan olevat järjestelmät, vanhentunut data ja puutteellinen kustannusohjaus ovat varma keino saavuttaa budjetin ylitys hankkeessa. Kuinka kauan näin voi jatkaa,…
Teknologiasta tukea CSRD-vaatimusten täyttämiseen
21.10.2024 – Kestävyysasioista vastaava ammattilainen: älä jätä tätä herkullista hetkeä hyödyntämättä! Käytä raportointivaatimuksia mandaattinasi rakentaa kestävyysmittaristosi ja seurantasi sellaiseen iskuun, että siitä…
Vuosikymmenet tikittänyt korjausvelka on mahdollista saada haltuun
26.08.2024 – Rahat ovat kunnissa ja seurakunnissa aina vain tiukemmassa, ja samaan aikaan korjausvelka pitäisi saada haltuun. Haluan rohkaista tekemään asioita uudella…
Parhaat sijainnit datakeskuksille löytyvät Suomesta ja Ruotsista
11.06.2024 – Kaikista maailman maista datakeskuksen sijaintipaikaksi kannattaa valita Suomi tai Ruotsi. Meillä on monta kilpailuvalttia, joilla päihitämme kilpailijat esimerkiksi Keski-Euroopassa.
Kestävien ratkaisujen kehittäminen laajenee kiinteistöistä kortteleihin
06.02.2024 – Kaiken kehitystoiminnan ytimessä ovat tällä hetkellä ilmastonmuutoksen vastaiset toimet. Meidän on löydettävä uusia päästövähennyskeinoja.
Suurin osa kiinteistöalan tietojärjestelmistä on vanhentuneita
31.01.2024 – Kiinteistöalan tietojärjestelmät ovat usein vanhentuneita, eivätkä vastaa tämän päivän vaatimuksiin. Vanhentuneet järjestelmät aiheuttavat pulmia kaikille, jotka tarvitsevat ajantasaista ja luotettavaa…
Datakeskusten hukkalämpöä tulisi kierrättää enemmän kaukolämpöverkkoon
11.01.2023 – Energiatehokkaasti rakennetut datakeskukset ovat osa sähköverkon tehoreserviä. Kun datakeskukset hyödyntävät omana energialähteenään uusiutuvia energiamuotoja, voidaan pienentää myös hiilidioksidipäästöjä.
Älykäs kiinteistöportfolio on käyttäjäystävällinen ja hiilineutraali
30.06.2022 – Mitä useampi kiinteistö, sitä suuremmat ovat mahdollisuudet esimerkiksi käyttökustannusten vähentämisessä, energiansäästössä ja päästöjen vähentämisessä. Miten älykkään kiinteistöportfolion toteuttamisessa kannattaa edetä?
Startista lähtien Smart Building – näin toteutetaan älykiinteistö
14.06.2022 – Tyytyväisemmät tilojen käyttäjät, vähäisemmät päästöt sekä pienemmät energialaskut ja ylläpitokustannukset. Kiinnostuneemmat vuokralaiset ja edelläkävijän imago. Jos nyökyttelit, lue lisää, miten…
Vanhakin voi olla fiksu – miten rakennuksesta tehdään älykiinteistö?
01.06.2022 – Älykkyys ei ole vain uusien rakennusten etuoikeus vaan varttuneemmastakin kiinteistöstä saa usein jo pienellä tuunauksella irti hyödyllisiä älytoimintoja niin kiinteistön…
Tilaa uutiskirjeemme
Kuule ensimmäisten joukossa Granlundin ja KiRa-alan uutisista ja uusimmista trendeistä.
